Aujourd’hui, la plupart des organisations utilisent Microsoft SharePoint pour gérer leurs projets collaboratifs quotidiens et les contenus produits par leurs équipes, car cette solution de collaboration et de gestion de documents est simple à utiliser et remplace les lecteurs réseau. De nombreux documents contenus dans vos bibliothèques SharePoint sont en fait des documents d’activité que vous devez gérer et protéger correctement.
Cet article explique la fonctionnalité de gestion des documents fournie par Microsoft pour faciliter la gestion des documents d’activité dans SharePoint. Il explique également ce dont vous avez besoin pour l’utiliser le plus efficacement possible.
Approches traditionnelles de la gestion des documents d’activité dans SharePoint
SharePoint offre deux approches traditionnelles de la gestion des documents d’activité :
- Gestion des documents d’activité sur place – Les documents sont stockés dans les bibliothèques où ils ont été créés. L’avantage de cette approche est que les utilisateurs peuvent accomplir leur travail sans se soucier de l’emplacement des documents. Toutefois, la gestion des documents d’activité sur place représente une lourde charge pour l’administrateur qui en est responsable, car ils sont répartis sur plusieurs sites et collections de sites. Pour assurer des audits et des contrôles appropriés, et notamment pour gérer les périodes de conservation, tous les administrateurs de collections des sites doivent coordonner leurs efforts. Plus l’organisation est vaste, plus grand est le défi.
- Centre des enregistrements SharePoint – Les documents d’activité sont transférés vers un emplacement central pour y être stockés et gérés. Cette option facilite considérablement la gouvernance et la conformité pour les administrateurs. Cependant, le transfert des documents d’activité hors de leur bibliothèque d’origine peut rendre difficile pour les utilisateurs de trouver les données dont ils ont besoin. La solution consiste à configurer SharePoint de manière à laisser un stub lorsqu’un contenu est déclaré comme document d’activité et qu’il est déplacé vers le Centre des enregistrements ; ce stub sert de lien que les utilisateurs peuvent suivre pour accéder au document, ce qui minimise l’impact sur leur expérience d’utilisateur.
Ces deux approches traditionnelles présentent de sérieux inconvénients. En premier lieu, elles nécessitent que le personnel soit correctement formé et discipliné en ce qui concerne la déclaration des documents d’activité, surtout lorsque l’entreprise se développe et accumule de plus en plus de données électroniques et de moins en moins de documents physiques. Comme la plupart des gens ne veulent pas consacrer trop de temps à déclarer les documents d’activité, il est souvent très difficile d’assurer une bonne gestion de l’information. De plus, si vous optez pour le Centre des enregistrements pour gérer les documents d’activité, les gens tardent souvent à déclarer les documents par crainte de perdre l’accès aux informations dont ils ont besoin.
D’autres défis se présentent si vous mettez en œuvre la gestion des documents d’activité après avoir utilisé SharePoint pendant des années. La gestion des documents d’activité dans SharePoint nécessite des bibliothèques de documents bien structurées avec des métadonnées précises, ce qui fait défaut à la plupart des environnements SharePoint. Et bien sûr, le nombre de fichiers en attente dans SharePoint est colossal ; qui a le temps et la volonté de les examiner tous afin de déterminer lesquels doivent être déclarés comme documents d’activité ?
Une approche moderne
Une meilleure approche consiste à conférer au Centre des enregistrements SharePoint la propriété des documents tout en autorisant les fichiers à rester à leur emplacement d’origine. Cette approche fédérée est rapidement en train de devenir la stratégie préférée des organisations qui utilisent SharePoint dans le cadre de leur implémentation d’Office 365. La solution Office 365 comprend un Centre de sécurité et de conformité qui permet cette approche moderne de la gestion des stratégies de gestion de l’information. Les organisations peuvent élaborer des stratégies de conservation applicables au niveau site ou adresse e-mail. Elles peuvent également apposer des étiquettes de conservation sur tout type d’élément ou de contenu dans Office 365, des e-mails aux documents, afin de satisfaire les exigences des règlements de conformité ou des politiques internes.
Améliorer la gestion des documents d’activité dans SharePoint
Le Centre des enregistrements et le Centre de sécurité et de conformité peuvent satisfaire les besoins juridiques de la plupart des organisations – une fois les documents d’activité collectés et classifiés. Le défi est le suivant : Il faut aux organisations un moyen de faciliter l’identification et la déclaration des documents d’activité. Si vous faites porter cette charge aux utilisateurs, votre système ne sera pas utilisé.
La classification automatique des documents d’activité déchargera vos travailleurs de la connaissance de la charge de déclaration des documents tout en augmentant la précision et la cohérence de votre classification des documents. Au fil du temps, à mesure que vous affinerez votre outil, vous pourrez réévaluer les contenus déjà classés dans Microsoft SharePoint en vue de corriger les erreurs de classification et de trouver des contenus ignorés, en veillant à ce que les politiques de votre organisation en matière de documents d’activité soient correctement suivies.
Des outils comme Netwrix Data Classification permettent d’identifier, de classer et de déclarer automatiquement les documents d’activité. Si les outils d’auto-classification ne dispensent pas de former les utilisateurs ni de déclarer manuellement les documents d’activité, ils vous aident à atteindre le niveau de conformité requis et à le prouver aux auditeurs et à votre service juridique.
Conclusion
La meilleure approche de mise en œuvre de la gestion des documents d’activité consiste à utiliser un Centre des enregistrements, en veillant à le planifier et à l’organiser soigneusement. Formez votre personnel à la gestion des documents d’activité et aux processus à suivre, mais faites appel à un outil de classification automatique pour classer ces documents de manière précise et cohérente lors du déploiement de SharePoint. Ainsi, vous vaincrez le chaos.
