Le service SharePoint Online est une plateforme Cloud conçue pour faciliter la collaboration. Vos utilisateurs peuvent partager des documents, des calendriers, des listes, des photos, des forums de discussion, etc. avec d’autres utilisateurs de votre réseau et, dans certains cas, avec des personnes extérieures à votre réseau, par exemple des partenaires ou des fournisseurs. Grâce à cette plateforme, même les petites entreprises disposent de leur propre intranet, sans avoir à investir dans une infrastructure ou du personnel supplémentaires. De plus, SharePoint Online fournit des services Web permettant aux développeurs d’accéder aux données SharePoint.
Cet article vous expose les fondamentaux d’une administration efficace de votre environnement SharePoint Online.
SharePoint s’appuie sur les collections de sites : des groupes de sites ayant des caractéristiques similaires et pouvant être gérés ensemble. Par défaut, votre abonnement à Office 365 comprend deux collections de sites :
Une collection de sites d’équipe par défaut, https://yourtenantname.sharepoint.com, est un site SharePoint élémentaire conçu pour la collaboration. Dans cette collection de sites, vous pouvez créer des sites supplémentaires pour des équipes individuelles, des projets, des réunions, etc. Les sites d’équipe offrent un lieu où vos équipes peuvent s’organiser et collaborer sur des contenus, des données, des rapports et des actualités. Créer un site dans SharePoint Online est très similaire à une création de site dans SharePoint local ; la principale différence est que pour SharePoint Online, vous ne pourrez pas sélectionner une application Web.
Une collection de sites Web publics par défaut, https://yourtenantname-public.sharepoint.com, a été initialement conçue pour héberger le site Web public de votre entreprise. Cette fonctionnalité est en cours d’obsolescence, je recommande donc d’ignorer cette collection de sites.
Vous pouvez également créer vos propres collections de sites. De nombreuses organisations choisissent d’utiliser des modèles de collection de sites, qui facilitent et accélèrent le processus plutôt que de tout développer à partir de zéro.
En plus de ces deux collections de sites, vous bénéficiez également de sites « MonSite » individuels pour chaque utilisateur de votre client possédant une licence SharePoint Online. MonSite est essentiellement une interface du service OneDrive Entreprise ; c’est là que se trouve le téraoctet d’espace de stockage de chaque utilisateur. Cet espace de stockage peut être synchronisé avec les postes de travail et les ordinateurs portables, de sorte que les documents d’une personne se trouvent toujours sur l’appareil qu’elle utilise. Nous parlerons plus en détail de OneDrive Entreprise plus loin dans ce guide.
Administration de SharePoint Online
Pour commencer à administrer SharePoint Online, accédez au centre d’administration SharePoint d’Office 365 en vous rendant sur https://yourtenantname-admin.sharepoint.com. L’administration est conçue pour être simple mais efficace. Connectez-vous, un écran comme celui-ci s’affiche :
Figure 1. Le centre d’administration SharePoint
Types de contenus des sites SharePoint Online
SharePoint Online dispose d’une liste définie de types de contenus que vous pouvez créer sur un site. Ceux-ci incluent :
- Page. Une page est exactement ce que son nom suggère – elle peut être éditée dans le navigateur en utilisant la fonctionnalité d’édition de SharePoint. Les pages contiennent principalement du texte, mais vous pouvez y intégrer des images, des liens, des listes et des composants Web (petits bouts de code).
- Bibliothèque de documents. Une bibliothèque de documents est un ensemble de fichiers (Word et autres). Vous pouvez créer des dossiers pour structurer les documents de manière logique dans la bibliothèque. Pour modifier un fichier, l’utilisateur doit l’extraire et le réenregistrer, ce qui garantit qu’une seule personne modifie un fichier à la fois. Cela vous permet également de conserver les versions précédentes afin de pouvoir consulter l’historique des révisions de tout document.
- Autres types de bibliothèques. Des bibliothèques de formulaires stockent des formulaires XML que votre entreprise peut utiliser pour acheminer des informations via Microsoft InfoPath, des bibliothèques d’images stockent des fichiers image, et des bibliothèques de pages wiki offrent un moyen rapide de modifier du texte, de le conserver sur le Web et de le lier à d’autres pages – un éditeur de texte partageable basique, pourrait-on dire.
- Site. Les sites sont essentiellement des collections de contenus. Vous pouvez donc créer des sites sous votre site SharePoint principal pour rassembler des documents apparentés qui méritent une attention particulière. Les réunions, les blogs, les documents et les équipes peuvent disposer de leurs propres sites au sein d’un site plus vaste.
- Liste. Les listes sont des collections d’éléments similaires, par exemple des liens, des annonces, des contacts ou des tâches. Les listes les plus complexes comprennent un calendrier, une fiche de données modifiable, un forum de discussion, une liste de suivi des problèmes, une liste de tâches de projet avec un graphique de type Gantt, un sondage ou une feuille de calcul importée.
En plus des fonctionnalités d’administration de SharePoint Online, le centre d’administration vous permet de gérer les groupes Office 365.
Bonnes pratiques pour structurer SharePoint Online
Lors de vos premiers pas avec Office 365, réfléchissez à la manière dont vous allez structurer vos sites SharePoint. Pour simplifier l’administration, la plupart des experts SharePoint recommandent de créer des collections de sites basées sur les types d’autorisations dont les utilisateurs et les créateurs auront besoin. Par exemple, vous pouvez prévoir des collections de sites séparées pour les ventes et le marketing, l’assistance à la clientèle, la recherche et le développement, et les opérations. Dans chacune de ces collections de sites, les administrateurs peuvent donner aux utilisateurs l’autorisation de créer des sous-sites à volonté, afin que les équipes puissent gérer leurs propres sites et que l’informatique ne soit pas un goulot d’étranglement.
Comprendre les groupes et les autorisations
Parmi les tâches administratives les plus courantes figurent l’octroi, la modification et la suppression d’autorisations pour les utilisateurs d’Office 365. Pour comprendre les autorisations SharePoint, le plus simple est de les comparer aux autorisations NTFS standard, comme celles dont vous disposez dans Windows : des groupes d’utilisateurs SharePoint peuvent se voir accorder des autorisations en lecture et en écriture (et certaines autres autorisations spécifiques à SharePoint).
Vous pouvez voir quelles autorisations peuvent être accordées dans le ruban de chaque site SharePoint, dans l’onglet Autorisations :
Figure 2. Consulter les autorisations et les groupes pour le site d’équipe SharePoint par défaut d’un client
Dans cette page, vous pouvez créer un nouveau groupe, accorder, modifier ou révoquer des autorisations pour les groupes par défaut (membres du site d’équipe, propriétaires du site d’équipe et visiteurs du site d’équipe) et vérifier les autorisations pour un utilisateur ou un objet spécifique.
Si vous cliquez sur « Niveaux d’autorisation » dans la section « Gérer » du ruban, vous pouvez voir tous les niveaux d’autorisation disponibles, et créer ou supprimer des niveaux d’autorisation :
Figure 3. Consulter et gérer les niveaux d’autorisation
Si vous souhaitez créer de nouveaux groupes d’utilisateurs afin de pouvoir leur attribuer des autorisations SharePoint de manière plus granulaire, la solution la plus simple est d’utiliser le centre d’administration d’Office 365. L’ensemble du service étant basé sur Azure Active Directory, les groupes que vous créez dans une application peuvent être utilisés dans d’autres applications, ainsi que vous pouvez vous y attendre lorsque vous créez des groupes de sécurité dans votre Active Directory local. Voici comment créer un nouveau groupe
- Allez sur le portail administratif : https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/homepage.
- Dans le menu de gauche, survolez l’icône représentant plusieurs personnes. Dans le menu contextuel, cliquez sur Groupes.
- Cliquez sur + Ajouter un groupe.
- Complétez le formulaire pour créer un nouveau groupe de sécurité à extension de messagerie. À ce stade, ne créez pas de groupe Office 365, ce type de groupe est différent et ne convient pas à nos objectifs actuels. Un groupe de sécurité à extension de messagerie est un groupe d’utilisateurs auquel on peut attribuer des autorisations pour divers sites et services, mais qui peut disposer d’un unique alias, comme un groupe de distribution Exchange.
Figure 4. Créer un nouveau groupe
Contrôle de version
L’une des fonctionnalités intéressantes de SharePoint Online est la prise en charge du contrôle de version des documents. Lorsque le contrôle de version est activé, SharePoint crée une nouvelle version d’un fichier à chaque fois qu’il est enregistré. Ceci facilite la création d’une piste d’audit, la consultation des activités récentes, l’examen des personnes ayant apporté des modifications et l’annulation des révisions non souhaitées. La plupart des entreprises qui travaillent sur des ensembles de documents pendant de longues périodes apprécieront l’utilité du contrôle de version.
Vous pouvez activer le contrôle de version sur les bibliothèques de documents. Sur un site d’équipe, par exemple, cliquez sur « Documents », puis sur la roue dentée des paramètres du site en haut à droite de la fenêtre (dans la barre noire) et enfin sur « Paramètres de la bibliothèque ». Dans la page qui s’affiche, sous « Paramètres généraux », cliquez sur « Paramètres de contrôle de version ». La page suivante s’affiche :
Figure 5. Paramètres de contrôle de version pour une bibliothèque de documents
Veillez à activer l’une des options de contrôle de version : soit « Créer des versions principales » ou « Créer des versions principales et secondaires (brouillon) », puis cliquez sur « Enregistrer ». Par la suite, lorsque vos utilisateurs créeront, modifieront et enregistreront des documents dans cette bibliothèque, ils pourront voir et utiliser différentes versions dans l’historique des documents.
Je déconseille d’activer les versions secondaires, car chaque petite modification génère alors une nouvelle version du fichier. Même si SharePoint est relativement efficace pour stocker des fichiers, il est possible que votre unité de stockage soit rapidement engloutie par des fichiers qui n’ajoutent que peu de valeur à l’historique des versions. À moins que vous n’ayez un besoin spécifique, conservez l’option « Créer des versions principales ».
SharePoint assure automatiquement le suivi des différentes versions. Les utilisateurs peuvent y accéder depuis le Web, mais pas directement depuis Microsoft Word. Indiquez à vos utilisateurs d’accéder à la bibliothèque de documents du site d’équipe lorsqu’ils doivent consulter des versions plus anciennes. Pour consulter et modifier différentes versions, cliquez sur … à côté d’un fichier dans une bibliothèque de documents, et dans le menu contextuel, sélectionnez « Historique des versions ». Un écran comme celui-ci s’affiche :
Figure 6 : Accéder à une ancienne version d’un fichier dans une bibliothèque de documents SharePoint Online
Pour modifier une version particulière, il suffit de cliquer sur l’hyperlien.
Utilisation de la corbeille
Lorsque vous supprimez des éléments (y compris des fichiers OneDrive Entreprise) d’un site SharePoint, ils sont envoyés dans la corbeille du site, et vous pouvez les restaurer à partir de là si vous le souhaitez. Lorsque vous retirez des éléments de la corbeille d’un site, ceux-ci sont envoyés dans la corbeille de la collection de sites. Un administrateur de collection de sites SharePoint peut consulter les éléments de la corbeille de la collection de sites et les restaurer à leur emplacement d’origine. Si un élément est supprimé de la corbeille de la collection de sites, ou si son temps de conservation expire, il est définitivement supprimé.
Pour supprimer des collections de sites, vous devez disposer des autorisations adéquates. Si cette fonctionnalité n’est pas disponible, vous n’avez pas l’autorisation d’effectuer l’opération. Lorsque vous supprimez un site, vous supprimez également tous les sous-sites, contenus et informations associés à ce site. L’administrateur de la collection de sites peut restaurer tous ces éléments à partir de la corbeille de la collection de sites.
Configuration du partage
L’un des principaux attraits de SharePoint Online est la possibilité de partager des contenus avec des personnes extérieures à votre organisation. Grâce à une telle configuration, SharePoint Online acquiert en quelques clics une fonctionnalité de type extranet. Vous pouvez, par exemple, partager un document, une bibliothèque de documents ou même un site entier avec des utilisateurs externes à votre organisation sans vous soucier (du moins du point de vue de l’utilisateur final) de la fédération, de la gestion des identités, de l’adéquation des identifiants et de tout le reste. Les utilisateurs externes n’ont en général besoin que de visualiser et de fournir des informations (c’est-à-dire lire, ajouter et actualiser) ; ils n’ont pas besoin de droits leur permettant d’apporter des modifications structurelles au site SharePoint ou de créer de nouveaux éléments comme des sous-sites. Remarquez que vous devez avoir un rôle d’administrateur global ou SharePoint dans Office 365 pour configurer le partage externe.
Mais certaines entreprises, notamment celles qui ont des exigences réglementaires et de conformité plus strictes ou plus sensibles, souhaitent désactiver complètement la possibilité pour les utilisateurs externes d’accéder aux contenus stockés dans leur client ou même de recevoir des invitations à les consulter. Par chance, une commande PowerShell permet d’activer et de désactiver cette capacité. Pour désactiver complètement le partage externe, utilisez cette commande :
Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites\ /thesiteyouwant -SharingCapability Disabled
Pour accorder l’accès aux utilisateurs externes et aux invités (non authentifiés), utilisez cette commande :
Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites\ /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing\
Pour n’accorder l’accès aux contenus partagés qu’à des utilisateurs externes authentifiés (pas d’invités), utilisez cette commande :
Set-SPOSite –Identity https://yoursite.sharepoint.com/sites\ /thesiteyouwant -SharingCapability ExternalUserSharingOnly
