La nécessité d’un programme formel de gouvernance des données est proportionnelle à la quantité de données dans l’organisation. Les petites entreprises ont souvent des processus de gouvernance des données distincts qui permettent de résoudre un nombre limité de problèmes liés aux données. Les grandes entreprises, pour leur part, ont généralement besoin d’un programme plus formel.
La nécessité d’une gouvernance des données découle de plusieurs problèmes : des données peu fiables et de mauvaise qualité peuvent empêcher les utilisateurs de trouver rapidement les données dont ils ont besoin, ce qui peut alors entraver la prise de décision, limiter l’efficacité des processus métier, interférer avec le respect des exigences réglementaires comme le RGPD et HIPAA, et nuire à la satisfaction des clients.
Pour mettre en œuvre un programme de gouvernance des données, commencez par élaborer un cadre de gouvernance des données.
Qu’est-ce qu’un cadre de gouvernance des données ?
La gouvernance des données est un ensemble de politiques et de procédures de gestion des données qui permettent à une entreprise de gérer ses flux de données internes et externes. En mettant en œuvre une initiative de gouvernance des données, votre entreprise améliore la qualité de ses données et assure leur disponibilité, leur facilité d’utilisation, leur intégrité et leur sécurité.
Un cadre de gouvernance des données est un ensemble de directives et de règles servant à établir un modèle de gestion des données de l’entreprise. Ce cadre fixe les règles régissant la propriété des données, il établit les méthodes définissant les processus qui déterminent comment les données sont utilisées, quand elles le sont et qui peut les utiliser, dans un but de responsabilisation. Ce cadre apporte une valeur ajoutée en vous aidant à élaborer des procédures plus efficaces permettant d’assurer la conformité réglementaire grâce à des systèmes de données et des politiques de données normalisés.
Le Data Governance Institute définit le cadre de gouvernance des données comme « une structure logique permettant de classer, d’organiser et de communiquer les activités complexes impliquées dans la prise de décisions et dans les actions concernant les données de l’entreprise ».
Les principales questions auxquelles vous devez répondre avant de créer un cadre de gouvernance des données
Pour réaliser un projet de gouvernance des données efficace, il ne suffit pas de trouver quelques gestionnaires de données et de leur demander de créer deux ou trois politiques relatives à l’information. Au lieu de cela, un programme efficace de gouvernance des données exige une planification minutieuse, un personnel compétent et des technologies appropriées pour mener à bien des tâches spécifiques comme la gestion des documents.
Voici 5 questions importantes qui vous aideront à élaborer un cadre adapté à votre organisation. Souvenez-vous que la gouvernance des données est un cycle, et non un projet linéaire : vous devez donc réexaminer régulièrement les questions sur lesquelles vous avez déjà travaillé.
1. Pourquoi devez-vous instaurer une gouvernance des données ?
Il est important de contextualiser votre cadre de gouvernance des données en examinant les défis spécifiques posés par vos processus courants de gestion des données. Entravent-ils vos efforts de conformité ? Avez-vous rencontré des problèmes d’investigation informatique lors d’un litige ? Les employés perdent-ils du temps à chercher les informations dont ils ont besoin ? Prennent-ils des décisions basées sur des données obsolètes ou incomplètes ?
En documentant ces défis, vous pourrez élaborer une feuille de route identifiant les secteurs à améliorer et un plan pour obtenir des résultats.
2. Que voulez-vous accomplir ?
L’objectif de vos initiatives de gouvernance des données dépend de votre secteur d’activité, de votre business model, de la hiérarchie de l’entreprise et d’autres caractéristiques organisationnelles, de vos pratiques courantes de gestion de l’information et du type de contenus dont vous disposez.
Parmi les objectifs courants, mentionnons l’amélioration des éléments suivants :
- La sécurité des données et la conformité. La conformité aux réglementations et aux normes légales est souvent la principale motivation pour mettre en œuvre un programme de gouvernance des données. Les organisations qui poursuivent cet objectif concentrent leurs efforts sur la protection des données sensibles, la confidentialité des données, l’évaluation des risques et les contrôles destinés à maîtriser les risques.
- La qualité des données. La gouvernance des données permet également aux organisations de s’assurer que les utilisateurs ont accès à des données complètes et exactes, pour une meilleure prise de décision. À cette fin, le programme de gouvernance des données doit s’attacher à rendre les données plus précises, plus complètes et plus cohérentes tout au long de leur cycle de vie.
- Le partage des informations. Le troisième objectif courant en matière de gouvernance des données consiste à permettre aux employés de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin. Les organisations poursuivant cet objectif doivent s’efforcer de faciliter la recherche des données grâce à la classification des données et au marquage.
3. Qui doit participer à votre programme de gouvernance des données ?
La gouvernance des données ne peut pas exister per se, il est donc important d’identifier des personnes responsables de processus spécifiques. Voici certains rôles à définir :
- Conseil (ou Comité) de gouvernance des données – Cette équipe dirige les activités de gouvernance des données, y compris l’élaboration des politiques et la prise de décisions liées à la résolution des problèmes.
- Parties prenantes en matière de données – Identifiez les personnes qui possèdent et utilisent des ressources de données spécifiques, par exemple : employés et équipes au sein de vos services RH, informatique, gestion des risques, conformité et juridique. Leurs points de vue et leurs besoins doivent être pris en compte dans les décisions relatives aux politiques, aux procédures, aux règles d’affaires et aux approches technologiques. La participation de toutes les principales parties prenantes est essentielle au succès.
4. Comment le programme va-t-il fonctionner ?
Réfléchissez à la façon dont votre équipe de gouvernance des données va définir les rôles et les responsabilités, établir des politiques de qualité et d’utilisation des données, contrôler l’efficacité de ces politiques, hiérarchiser ses efforts et prendre d’autres décisions. Par exemple, comment va-t-elle faire en sorte que les politiques soient créées, modifiées et abandonnées conformément à vos principes de gouvernance des données ? Comment le programme va-t-il favoriser la confidentialité des données, améliorer l’accès aux données, permettre une classification adéquate et faire appliquer les calendriers de conservation ?
Avant de choisir de nouvelles solutions technologiques, réfléchissez à la manière dont les outils dont vous disposez déjà pourraient contribuer à satisfaire vos nouvelles normes de gouvernance des données et vos nouveaux flux de travail.
5. Comment allez-vous évaluer le programme pour savoir s’il favorise la réussite de votre entreprise ?
Vous devez également définir des indicateurs permettant de surveiller les progrès de votre programme de gouvernance des données vers la réalisation de vos objectifs, et d’identifier les améliorations à court et à long terme.
Voici quelques indicateurs utiles :
- Coût de la gestion des données. Cela peut inclure à la fois une réduction des coûts (par exemple, un stockage de données moins important grâce au nettoyage des données) et des dépenses évitées (par exemple, plus besoin d’augmenter les effectifs).
- Réalisation des objectifs. Par exemple : amélioration de la satisfaction ou de la fidélisation des clients et réduction du nombre d’incidents de sécurité.
- Progrès et efficacité de la gestion des données. Cela inclut le nombre de spécialistes des données formés, les projets spécifiques réalisés et le nombre de problèmes soulevés et résolus.
- Maturité du processus de gestion des données. Elle est calculée sur une échelle de 1 à 5 selon le modèle de maturité de la gouvernance des données, d’après l’évaluation des divers éléments du programme de gouvernance des données.
Conclusion
De nombreux problèmes relatifs aux données, notamment la mauvaise qualité des données et la difficulté à localiser les contenus, peuvent être atténués par une bonne gouvernance des données. De plus, un programme de gouvernance des données efficace peut changer la culture de votre entreprise. En faisant respecter les principes de gouvernance des données, vous pouvez améliorer la sécurité, la qualité des données et l’efficacité opérationnelle tout en réduisant les coûts de gestion et de stockage des données.
